АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕНЗЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 ноября 2013 г. № 1340

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ
ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕНЗЫ

Руководствуясь Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Пензенской области от 28.12.2012 № 2327-ЗПО "О порядке рассмотрения обращений граждан в Пензенской области", ст. ст. 31, 33 Устава города Пензы, Администрация города Пензы постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Регламент работы по рассмотрению обращений граждан администрации города Пензы (далее - Регламент).
2. Первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации города Пензы обеспечить рассмотрение обращений граждан в строгом соответствии с требованиями настоящего Регламента.
3. Руководителям структурных подразделений администрации города Пенза ознакомить с настоящим Регламентом сотрудников и обеспечить рассмотрение обращений граждан в строгом соответствии с его требованиями.
4. Руководителям иных органов местного самоуправления в срок до 01.12.2013 года разработать и утвердить соответствующие регламенты работы по рассмотрению обращений граждан.
5. Признать утратившими силу следующие постановления администрации города Пензы:
5.1 от 21.12.2011 № 1548 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Рассмотрение обращений граждан" администрацией города Пензы";
5.2 от 20.08.2012 № 1022/2 "О внесении изменений в постановление администрации города Пензы от 21.12.2011 № 1548 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Рассмотрение обращений граждан" администрацией города Пензы".
6. Информационно-аналитическому отделу администрации города Пензы (Е.В. Овчинникова) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте администрации города Пензы в сети "Интернет".
7. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города А.В. Макарова.

Глава администрации города
Р.Б.ЧЕРНОВ





Утвержден
постановлением
администрации города Пензы
от 14 ноября 2013 г. № 1340

РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ПЕНЗЫ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает основные требования к организации работы с письменными и устными обращениями граждан, в том числе в форме электронного документа, поступающими в адрес администрации города Пензы, главы администрации города Пензы, первых заместителей и заместителей главы администрации города Пензы, и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации города Пензы.
В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.
1.2. Организация и обеспечение централизованного учета и контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан, поступивших в адрес администрации города Пензы, главы администрации города Пензы, первых заместителей и заместителей главы администрации города Пензы, осуществляется приемной граждан отдела организационно-контрольной работы администрации города (далее - приемная граждан).
1.3. Делопроизводство по работе с обращениями граждан в администрации города Пензы ведется отдельно от других видов делопроизводства.
Ответственность за состояние делопроизводства по работе с обращениями граждан в администрации города Пензы возлагается на специалистов приемной граждан.
1.4. Работу с личными, индивидуальными и коллективными обращениями граждан, поступившими в администрацию города Пензы, в том числе в форме электронного документа, организовывают руководители структурных подразделений администрации города Пензы, а также руководители иных органов местного самоуправления в соответствии с федеральным законодательством.
1.5. Администрация города Пензы организует прием и рассмотрение обращений граждан в пределах своей компетенции.
Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на руководителей структурных подразделений администрации города Пензы и руководителей иных органов местного самоуправления администрации города Пензы, в компетенцию которых входит рассмотрение вопросов.
1.6. Ответственность за состояние работы с обращениями граждан несет заместитель главы администрации по организации деятельности администрации города Пензы.
1.7. Ответственность за соблюдение установленного настоящим Регламентом порядка по рассмотрению обращений граждан в структурных подразделениях несут курирующие соответствующие отрасли первые заместители и заместители главы администрации города Пензы.
1.8. Установленный настоящим регламентом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц.

2. Порядок приема и регистрации письменных
обращений граждан

2.1. Поступившие по почте в адрес администрации города Пензы, главы администрации и заместителей главы администрации письменные обращения граждан (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, из канцелярии администрации города Пензы передаются для регистрации в приемную граждан. При приеме и первичной обработке письменных обращений в канцелярии проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки.
2.2. В приемной граждан:
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов, к письму подкалывается конверт;
- ошибочно поступившие письма, работа с которыми не входит в компетенцию приемной граждан, возвращаются в канцелярию.
Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются. Конверты писем с обращениями граждан подлежат хранению.
Поступившие копии документов (паспортов, военных билетов, трудовых книжек, пенсионных удостоверений), фотографии и другие подобные приложения к письму подкалываются к обращению гражданина. В случае отсутствия самого текста обращения сотрудником приемной граждан составляется справка с текстом: "Обращение поступило в адрес администрации города Пензы", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам (Форма № 1).
На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками; на заказные письма с уведомлением, в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт (Форма № 2, № 3) в трех экземплярах: первый остается в приемной граждан, второй приобщается к поступившему обращению, а третий направляется отправителю обращения.
Поступившие денежные знаки, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом. В случае если заявителем в почтовое отправление вложен конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.
2.3. Прием письменных обращений граждан производится в приемной граждан. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия автора (авторов) обращения или почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ, специалисты приемной граждан разъясняют заявителю (лицу, доставившему обращение) требования Федерального закона от 02.05.2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" к оформлению письменного обращения (ст. 7, п. 1) и предупреждают его о том, что ответ на обращение ему не будет направлен.
По просьбе заявителя (лица, доставившего обращение) на втором экземпляре обращения проставляется штамп "Приемная граждан. Администрация города Пензы. Дата. Фамилия и подпись сотрудника". При отсутствии у заявителя (лица, доставившего обращение) второго экземпляра обращения по его просьбе специалистами приемной граждан ему выдается расписка установленной формы (Форма № 4).
2.4. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, и при обнаружении наощупь в конверте с обращением вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом начальнику отдела организационно-контрольной работы.
2.5. Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя главы администрации, после регистрации передаются главе администрации города либо лицу, уполномоченному на то главой администрации.
Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя первых заместителей и заместителей главы администрации города Пензы, после регистрации передаются тому должностному лицу, которому они адресованы.
2.6. На обращении, поступившем в приемную граждан, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Администрация города Пензы. Номер. Дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.
2.7. Все письменные обращения граждан, поступившие в адрес администрации города Пензы, главы администрации, первых заместителей и заместителей главы администрации, а также обращения в форме электронного документа, регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан (Форма № 5) в течение трех дней со дня поступления. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то письменное обращение регистрируется в ближайший за ним рабочий день.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Кроме того, регистрация поступивших в адрес администрации города Пензы, главы администрации, первых заместителей и заместителей главы администрации обращений граждан осуществляется специалистами приемной граждан с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства.
2.8. Для классификации и учета определены следующие виды обращений граждан:
- личное - обращение, направленное непосредственно заявителем;
- индивидуальное - обращение, направленное уполномоченным заявителем представителем;
- коллективное - обращение, направленное от двух и более заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических или общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.) Коллективными являются также обращения, поступившие от имени общественной организации предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний.
Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первый или автор, в адрес которого просят направить ответ.
2.9. При поступлении в адрес администрации города Пензы, главы администрации, первых заместителей и заместителей главы администрации повторных письменных обращений граждан специалистами приемной граждан в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям по данному вопросу. Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.
2.10. При регистрации обращению присваивается индекс приемных главы администрации, первых заместителей и заместителей главы администрации (с "1" по "8") (согласно приложению № 10 к настоящему регламенту), регистрационный номер, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма по журналу, а также проставляется шифр темы согласно тематическому классификатору обращений граждан.
Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.
При регистрации коллективного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Кол".
В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, при регистрации такого обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Ан".
2.11. В случае, если повторное обращение поступило от заявителя до истечения установленного законодательством срока рассмотрения, данному обращению присваивается номер первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.
При поступлении обращений одинакового содержания по одному и тому же вопросу, направленных заявителем одновременно в несколько органов государственной власти или органов местного самоуправления, данным обращениям присваивается номер обращения, поступившего первым, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.
При регистрации обращений граждан, поступивших на рассмотрение из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, министерств Российской Федерации, Губернатора Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области и др. указывается адресант, дата и исходящий номер сопроводительного письма.
2.12. После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением регистрационно-контрольных карточек установленного образца (Форма № 6).
На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения, поступившего в приемную граждан, проставляется номер предыдущего обращения, поступившего в администрацию города в течение календарного года.
2.13. Специалисты приемной граждан производят сканирование зарегистрированных письменных обращений граждан вместе с приложениями в формате pdf и размещают полученные электронные копии в соответствующей регистрационно-контрольной карточке в системе электронного документооборота и делопроизводства.
2.14. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений не допускается.

3. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан

3.1. Зарегистрированные в приемной граждан письменные обращения граждан (подлинники), а также обращения в форме электронного документа, вместе с приложениями (в случае, если повторные обращения - перепиской по предыдущим обращениям) и регистрационно-контрольными карточками в зависимости от содержащихся в них вопросов специалистами приемной граждан направляются главе администрации и, в соответствии с распределением обязанностей, первым заместителям и заместителям главы администрации. Главе администрации в обязательном порядке направляются обращения, поступившие от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Пензенской области, Председателя Законодательного Собрания Пензенской области, Главы города Пензы, независимо от тематики изложенных в них вопросов.
3.2. Если в обращении гражданина (в том числе без фамилии или почтового адреса) содержатся сведения о подготавливаемом противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит безотлагательному (в день поступления) направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
3.3. Глава администрации, первые заместители и заместители главы администрации в течение трех рабочих дней рассматривают переданные им обращения, определяют конкретных исполнителей.
Обращения могут рассматриваться непосредственно структурными подразделениями администрации города Пензы (в том числе с выездом на место), или их рассмотрение может быть поручено иному органу местного самоуправления или должностному лицу.
Поручение об исполнении обращения гражданина дается должностным лицом в форме резолюции, которая заносится в регистрационно-контрольную карточку.
Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись должностного лица с расшифровкой и датой.
Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
В случае если в резолюции руководителя рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. После визирования главой администрации, первыми заместителями и заместителями главы администрации специалисты приемной граждан не позднее чем в двухдневный срок направляют всем исполнителям копии обращения и приложенных к нему материалов. В течение 15 дней со дня поступления поручения соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для рассмотрения обращения и подготовки ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок предоставления.
3.4. Поступившие в адрес администрации города Пензы, главы администрации и заместителей главы администрации обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной граждан (если в резолюции не указан более короткий срок исполнения).
Поступившие в адрес администрации города Пензы, главы администрации и заместителей главы администрации обращения граждан в форме электронного документа рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной граждан (если в резолюции не указан более короткий срок исполнения).
В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
Обращения граждан и организаций, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению противоправных действий, возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, поступившие в администрацию города Пензы, рассматриваются безотлагательно или перенаправляются в соответствующий орган, учреждение или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, не позднее трех дней со дня обращения.
3.5. Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, а также за полноту и объективность ответа несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.
3.6. В случае если решение вопросов, поставленных в письменном обращении гражданина, не относится к компетенции администрации города Пензы, данное обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется согласно резолюции главы администрации, первых заместителей или заместителей главы администрации по принадлежности в соответствующий орган с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения и списывается "в Дело".
3.7. Обращения граждан, ошибочно адресованные главе администрации, первым заместителям и заместителям главы администрации из других органов государственной власти, в течение двух дней возвращаются отправителю либо по согласованию с отправителем направляются по принадлежности.
3.8. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы, необходимые для принятия решения, и объяснения у заявителя.
3.9. В случае необходимости ответственные исполнители обеспечивают рассмотрение обращения с выездом на место.
3.10. В случае необходимости должностное лицо запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
3.11. При необходимости комиссионного рассмотрения обращения должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материала по итогам рассмотрения и ответа заявителям.
В случае необходимости рассмотрения обращений на совещании с представителями предприятий, учреждений и организаций должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, дает поручение о подготовке совещания. По итогам совещания составляется протокол и готовится ответ заявителю.
3.12. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, ответственным исполнителем сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
3.13. Запрещается направлять обращения, содержащие жалобу, на рассмотрение в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуются.
В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным данным пунктом, не возможно направление жалобы на рассмотрение в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
3.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, ответственным исполнителем в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3.15. В случае, если гражданин обращался с письменным заявлением (заявлением в форме электронного документа) о прекращении рассмотрения его обращения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.
Если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.
3.16. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на данное обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем ответственным исполнителем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
3.17. В случае если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается. Данное обращение подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Регламентом.
3.18. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства при условии, что указанное обращение направлялось в администрацию города Пензы или одному и тому же должностному лицу администрации города Пензы, глава администрации и заместители главы администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, направив заявителю уведомление о прекращении переписки по данному вопросу.
В случае повторного поступления обращения, по которому главой администрации, первыми заместителями, заместителями главы администрации в соответствии с действующим законодательством и настоящим Регламентом уже принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу и заявителю направлено соответствующее уведомление, специалистами приемной граждан указанное обращение регистрируется и списывается "в Дело".
3.19. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов и гражданину, направившему обращение, направляется письменное уведомление о недопустимости злоупотребления правом.
3.20. Обращения граждан с просьбами о приеме по личным вопросам главой администрации, первыми заместителями и заместителями главы администрации рассматриваются как письменные обращения. Приемной граждан заявителям направляются сообщения о записи на прием либо разъясняется порядок записи на прием в зависимости от содержания обращения.
3.21. Гражданин имеет право любым законным способом знакомиться с документами и материалами, непосредственно затрагивающие его права и законные интересы, если иное не предусмотрено законом.
3.22. Гражданин имеет право обратиться в приемную граждан администрации города Пензы за получением копий документов (копий ответов и материалов дел), непосредственно затрагивающие его права и законные интересы, любым законным способом.

4. Порядок организации личного приема граждан, регистрации
и рассмотрения устных обращений граждан

4.1. Запись на прием и организация приема граждан главой администрации города, первыми заместителями и заместителями главы администрации города осуществляется приемной граждан.
4.2. При записи на прием к главе администрации, первым заместителям и заместителям главы администрации города Пензы заявитель сообщает свои фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес проживания, а также тему и причину обращения. Данные заявителя вносятся в журнал записи на прием к главе администрации, первым заместителям и заместителям главы администрации города Пензы (Форма № 7).
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Пензы, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
4.3. Запись на прием проводится ежедневно с 9.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 (кроме выходных и праздничных дней).
4.4. Специалист приемной граждан после выяснения сути вопроса осуществляет запись на прием к главе администрации города, первым заместителям главы администрации города, заместителям главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей.
Содержание устного обращения заносится в регистрационно-контрольную карточку личного приема гражданина установленного образца (Форма № 8) с указанием фамилии, имени, отчества, адреса заявителя и даты приема.
4.5. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в приемной граждан материалов, касающихся данного заявителя.
4.6. Прием граждан ведется в установленные дни недели по графику, утверждаемому главой администрации города.
График приема граждан составляется заведующим приемной граждан, согласовывается с должностными лицами, внесенными в него, и утверждается главой администрации города.
Ежемесячно график приема граждан размещается в месте проведения личного приема, а также в фойе здания администрации города. Кроме того, размещается на официальном сайте администрации города Пензы www.penza-gorod.ru.
Внесение изменений в график проводится по согласованию с должностными лицами, внесенными в него.
Глава администрации города, первые заместители и заместители главы администрации города вправе при возникновении необходимости установить дополнительный день (дни) и часы личного приема граждан вне графика приема.
Глава администрации, первые заместители и заместители главы администрации вправе проводить личный прием с выездом в иные органы местного самоуправления города Пензы.
4.7. Правом на первоочередной личный прием обладают:
1) лица, имеющие право в соответствии с федеральным законодательством;
2) инвалиды войны, ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;
3) инвалиды I и II группы;
4) граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие чернобыльской и других радиационных аварий и катастроф;
5) родители, супруги погибших (умерших) инвалидов войны, участников Великой Отечественной войны, ветеранов боевых действий, военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы;
6) бывшие узники концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны;
7) реабилитированные лица и лица, признанные пострадавшими от политических репрессий;
8) граждане, награжденные нагрудным знаком "Почетный донор России", "Почетный донор СССР";
9) лица, удостоенные звания "Почетный гражданин Пензенской области";
10) многодетные родители (лица, их заменяющие), воспитывающие несовершеннолетних детей;
11) родители (лица, их заменяющие) ребенка-инвалида;
12) родители-воспитатели детских домов семейного типа, опекуны (попечители), приемные родители;
13) беременные женщины;
14) дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей.
15) лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.
В случае если правом на первоочередной личный прием одновременно обладают несколько граждан, то прием указанных граждан производится в порядке их явки.
4.8. При записи на личный прием гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
4.9. Во время личного приема каждый гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, на втором экземпляре обращения проставляется штамп "Приемная граждан. Администрация города Пензы. Дата. Фамилия и подпись сотрудника". При отсутствии у заявителя второго экземпляра обращения по его просьбе специалистами приемной граждан ему выдается расписка установленной формы (Форма № 9).
4.10. Глава администрации города, первые заместители и заместители главы администрации города при рассмотрении обращений граждан могут приглашать на прием руководителей и специалистов структурных подразделений администрации города Пензы и иных органов местного самоуправления, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан, поручать рассмотрение обращения структурным подразделениям администрации города Пензы и иным органам местного самоуправления, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принимать решение о постановке на контроль обращения гражданина.
4.11. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.12. По окончании приема должностное лицо записывает поручение в регистрационно-контрольную карточку, доводит до сведения гражданина свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.
4.13. Регистрация устного обращения осуществляется в журнале регистрации устных обращений граждан (Форма № 10).
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
При регистрации обращению присваивается индекс приемных главы администрации, первых заместителей и заместителей главы администрации (с "1" по "8") (согласно приложению № 10 к настоящему регламенту), регистрационный номер, который состоит из букв ЛП, из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера регистрации устного обращения по журналу. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.
После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением регистрационно-контрольной карточки установленного образца.
На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "повторно".
4.14. Регистрация поступивших в адрес главы администрации, первых заместителей и заместителей главы администрации устных обращений граждан осуществляется специалистами приемной граждан с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства
4.15. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.
4.16. Зарегистрированные в приемной граждан устные обращения граждан вместе с сопроводительным письмом установленной формы (Форма № 12) в соответствии с резолюцией должностного лица, проводившего прием, в течение трех дней со дня регистрации направляются исполнителям для рассмотрения.
Сопроводительные письма подписываются заведующим приемной граждан.
4.17. Контроль за исполнением резолюций и сроками рассмотрения устных обращений граждан осуществляется специалистами приемной граждан. Ответственность за своевременное рассмотрение устных обращений граждан, а также за полноту и объективность ответа несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.
4.18. Срок исполнения поручения по устному обращению граждан не должен превышать 30 дней. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
Обращения граждан и организаций, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению противоправных действий, возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, поступившие в администрацию города Пензы, рассматриваются безотлагательно или перенаправляются в соответствующий орган, учреждение или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, не позднее трех дней со дня обращения.
4.19. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационно-контрольной карточке личного приема гражданина.
В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.20. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в установленном действующим законодательством порядке рассмотрения обращений граждан и настоящим Регламентом.
4.21. Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на администрацию города Пензы, иные органы местного самоуправления, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

5. Порядок регистрации и рассмотрения других видов
обращений граждан

5.1 Обращения граждан, поступившие главе администрации города, первым заместителям и заместителям главы администрации города в прямом эфире на радио и телевидении, на встречах с населением, общественными организациями, посредством сети Интернет на официальный сайт администрации г. Пензы в форме электронного документа принимаются и оформляются приемной граждан.
Данные обращения подлежат регистрации и рассмотрению в установленном действующим законодательством порядке рассмотрения обращений граждан и настоящим Регламентом.

6. Требования к составлению ответов при рассмотрении
обращений граждан

6.1. Ответы на обращения граждан готовятся в письменном виде либо в форме электронного документа в доступной форме. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
6.2. При составлении ответа на обращения граждан необходимо соблюдать следующие требования:
- в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;
- ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов;
- в ответе должно быть сообщено о результатах проверки выявленных недостатков по каждому вопросу и о мерах по их устранению;
- при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;
- при отказе от выполнения содержащихся в обращении просьб, предложений необходимо представить аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие законодательные акты.
6.3. В ответах на обращения граждан не допускается:
- взаимоисключающая по содержанию информация;
- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;
- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам заявителя;
- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется).
6.4. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
6.5. Ответы на обращения, поступившие в адрес главы администрации города Пензы с пометкой "лично", подписывает глава администрации города Пензы либо должностное лицо, исполняющее его обязанности.
6.6. На обращения граждан, поступившие в администрацию города в форме электронного документа, если в них указан адрес электронной почты, ответы также направляются в форме электронного документа (если заявителем не указан иной вариант). В случае, если не указан адрес электронной почты, то ответ направляется в письменной форме по почтовому адресу. При этом информация об отправке ответа заявителю заносится в журнал исходящей корреспонденции. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
6.7. Ответы на обращения граждан, поступившие в администрацию города Пензы от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Пензенской области, Председателя Законодательного Собрания Пензенской области, Главы города Пензы, подписываются только главой администрации города либо должностным лицом, исполняющим его обязанности.
Ответы на обращения граждан, поступившие в администрацию города, подписываются должностным лицом, наложившим резолюцию.
Проекты ответов за подписью главы администрации города готовятся на бланках главы администрации города работниками администрации города, должностными лицами либо работниками иных органов местного самоуправления, визируются курирующими заместителями главы администрации города и представляются на подпись главе администрации города не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.
Проекты ответов за подписью первых заместителей и заместителей главы администрации города готовятся на бланках администрации города работниками администрации города, иных органов местного самоуправления, визируются руководителями структурных подразделений администрации города либо руководителями иных органов местного самоуправления и представляются на подпись заместителям главы администрации города не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.
6.8. Ответ заявителю должен содержать исходящий номер, дату отправления, дату поступления в администрацию города Пензы.
Исходящий номер ответа состоит из регистрационного номера обращения.
6.9. В левом нижнем углу ответа на последней странице указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
6.10. Все ответы заявителям, а также копии ответов заявителям регистрируются в журнале учета ответов, отправленных заявителям. (Форма № 11).
6.11. Обращения граждан после окончательного решения всех поставленных вопросов снимаются с контроля, соответственно, главой администрации города Пензы, первыми заместителями и заместителями главы администрации города.
6.12. Обращения граждан, в процессе рассмотрения которых направляются промежуточные ответы заявителю, до окончательного решения всех поставленных вопросов с контроля не снимаются.
6.13. Завершение работы с обращением оформляется путем списания обращения "в Дело" главой администрации города Пензы, первыми заместителями и заместителями главы администрации. При списании обращения "в Дело" должностное лицо, наложившее резолюцию, в правом верхнем углу на копии ответа заявителю делает надпись "в Дело", проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью.
6.14. Обращения граждан, ответы на них и документы, связанные с их решением, специалистами приемной граждан формируются в отдельные дела установленной формы по мере их поступления. Документы в них располагаются в хронологическом порядке.
6.15. Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата регистрации и направления ответа (уведомления) заявителю или дата устного сообщения автору с изложением принятого решения.
6.16. Обращения граждан, направленные на рассмотрение из федеральных органов государственной власти или из органов государственной власти субъекта Федерации, возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7. Порядок осуществления текущего контроля за состоянием
работы с обращениями граждан

7.1. Специалистами приемной граждан проверяется правильность оформления ответа и делается отметка о снятии обращений граждан с контроля в системе электронного документооборота и делопроизводства, с указанием результатов рассмотрения.
При невыполнении установленных требований к ответу специалисты приемной граждан возвращают исполнителю ответ на доработку с указанием срока предоставления дополнительной информации.
Продление срока рассмотрения обращения, а также все движение контролируемого обращения (передача его от исполнителя к исполнителю) отмечается в системе электронного документооборота и делопроизводства, с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.
7.2. Дважды в неделю заведующий приемной граждан готовит справку для курирующих первых заместителей и заместителей главы администрации города о количестве обращений граждан, находящихся в подведомственных структурных подразделениях и иных органах местного самоуправления, срок рассмотрения которых истекает через 7 дней.
7.3. Информация о структурных подразделениях администрации города и иных органах местного самоуправления, не соблюдающих установленные сроки рассмотрения обращений граждан, еженедельно представляется начальником отдела организационно-контрольной работы заместителю главы администрации по организации деятельности администрации города Пензы.
7.4. Обращения граждан, которые требуют дополнительного рассмотрения, в соответствии с решением главы администрации города Пензы, первых заместителей и заместителей главы администрации, рассматривавших данные обращения, ставятся на дополнительный контроль.
При этом указываются причины продления сроков контроля и направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
7.5. Работники администрации города Пензы, иных органов местного самоуправления, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении.
Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
При утрате исполнителем обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава администрации города.
7.6. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации города Пензы исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения в приемную граждан.

8. Анализ работы с обращениями граждан

8.1. Специалисты приемной граждан не реже одного раза в квартал проводят анализ поступивших в адрес администрации города Пензы, главы администрации города Пензы, первых заместителей и заместителей главы администрации города обращений граждан по характеру, содержанию обращений, и по результатам анализа выявляют проблемы, волнующие население в данный период времени.

9. Формирование и хранение дел

9.1. Оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистами приемной граждан в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города Пензы. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
9.2. По истечении 2-х лет с момента регистрации в приемной граждан документы временного хранения передаются в текущий архив.
К документам временного хранения относятся: "Дела" по обращениям граждан и регистрационно-контрольные карточки, журналы регистрации письменных и устных обращений граждан, журналы входящей и исходящей корреспонденции в соответствии с номенклатурой дел.
9.3. Материалы обращений граждан хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.





Приложение № 1
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Форма № 1
к п.п. 2.2.

СПРАВКА

Обращение поступило в адрес администрации города Пензы
"____" _____________ 20_______ года на _________ листах, ________ фото.
Специалист приемной граждан отдела организационно-контрольной работы
администрации города Пензы
____________________________ (Ф.И.О. специалиста, подпись)





Приложение № 2
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Форма № 2
к п.п. 2.2.

АКТ

от "___" __________ 20____ года

Настоящий акт составлен специалистами приемной граждан отдела
организационно-контрольной работы администрации города Пензы
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О. и должность)
в том, что "____" ___________ 20____ г. получено письмо ___________________
(дата)
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О. заявителя и адрес)
_________________________________________________________________________ с
приложением _______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи: ____________________________ Ф.И.О., должность
(подпись)
_____________________________________ Ф.И.О., должность
(подпись)
_____________________________________ Ф.И.О., должность
(подпись)
Настоящий акт составлен на основании п. п. 2.2. к Регламенту работы по
рассмотрению обращений граждан в администрации города

Начальник отдела организационно-контрольной работы администрации города
Пензы
_________________________ __________________
Ф.И.О. подпись





Приложение № 3
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Форма № 3
к п.п. 2.2

АКТ

от "_____" __________________
(дата)
Мы, нижеподписавшиеся специалисты приемной граждан отдела
организационно-контрольной работы администрации города Пензы
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
составили акт о том, что "_____" ____________________ 20____ г.
(дата)
при вскрытии пакета _______________________________________________________
в нем не оказалось
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи: ________________________
________________________
________________________

Настоящий акт составлен на основании п. п. 2.2. к Регламенту работы по
рассмотрению обращений граждан в администрации города
Начальник отдела организационно-контрольной работы администрации города
Пензы
________________________________ _________________
Ф.И.О. подпись





Приложение № 4
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Форма № 4
к п.п. 2.3.

РАСПИСКА

Дана __________________________________________________________________
(Ф.И.О. заявителя указывается полностью)
в том, что "___"_____________ 20___ года его (ее) письменное обращение
поступило в приемную граждан отдела организационно-контрольной работы
администрации г. Пензы
на ______ листах, _______ фото.
Телефон для справок: 68-13-41, 68-65-53, 68-52-67
Специалист приемной граждан отдела организационно-контрольной работы
администрации г. Пензы
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О. специалиста, подпись)





Приложение № 5
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Форма № 5
к п.п. 2.7.

Журнал
регистрации письменных обращений граждан


п/п Дата Вид обращения Регистра- Код Корреспондент Ответственный Район
регистрации (предложение, ционный обращения (в случае исполнитель проживания
обращения заявление, номер по если
жалоба) темати- обращение
ческому направлено
классифи- на
катору рассмотрение
из др.
организации),
дата
и номер
входящего
документа










Приложение № 6
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Форма № 7
к п.п. 4.2

Журнал
записи граждан на личный прием к главе администрации и
заместителям главы администрации


п/п Дата ФИО Адрес, Содержание Дата приема Предыдущие
обращения заявителя контактный обращения обращения
телефон










Приложение № 7
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Форма № 9
к п.п. 4.9
РАСПИСКА

Дана __________________________________________________________________
(Ф.И.О. заявителя указывается полностью)
в том, что "____"_____________ 20_______ года его (ее) письменное обращение
в приемную граждан отдела организационно-контрольной работы
администрации г. Пензы
на ___________ листах, ___________ фото для рассмотрения на личном приеме у
_______________________________, который состоялся ________________________
(Ф.И.О. и должность) (дата проведения приема)
в 129 каб. в _________________________ ч.
(время проведения приема)
Телефон для справок: 68-13-41, 68-65-53, 68-52-67
Специалист приемной граждан отдела организационно-контрольной работы
администрации г. Пензы
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О. специалиста, подпись)





Приложение № 8
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Форма № 10
к п.п. 4.13

Журнал
регистрации устных обращений граждан


п/п Дата Район Регистрационный Код обращения по Ответственный
регистрации проживания номер тематическому исполнитель
обращения классификатору










Приложение № 9
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Форма № 11
к п.п. 6.10

Журнал
учета ответов, отправленных заявителям


п/п Регистрационный Фамилия и Наименование Вид отправки
номер ответа инициалы адресата организации, куда (почта или
отправляется электронный
копия ответа адрес)










Приложение № 10
к Регламенту работы
по рассмотрению обращений
граждан в администрации города

Перечень
индексов приемных главы администрации, первого заместителя и
заместителей главы администрации

"1" - Глава администрации города;
"2" - Первый заместитель главы администрации города по земельным и градостроительным вопросам;
"3" - Заместитель главы администрации города по вопросам благоустройства;
"4" - Заместитель главы администрации города по организации деятельности администрации;
"5" - Заместитель главы администрации города по экономике, промышленности, развитию предпринимательства и сферы услуг, транспортному обслуживанию;
"6" - Заместитель главы администрации города по образованию, культуре и социальной политике;
"7" - Заместитель главы администрации города по городскому развитию;
"8" - Заместитель главы администрации города по городскому хозяйству.





Форма № 6
к п.п. 2.12

АДМИНИСТРАЦИЯ Г. ПЕНЗЫ
ПРИЕМНАЯ ГРАЖДАН

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Автор -...................................................................
(ф.,и.,о., место жительства и работы, инвалид,
участник ВОВ и т.д.)
__________________________________________________________________________
Предыдущие обращения от.......... N.........., от........... N............
Вид документа ....................................... на............ лист.
(предложение, заявление, жалоба, форма обращения)
Корреспондент ............................................................
(название организации, дата и индекс сопровод.
письма, срок ответа)
__________________________________________________________________________
Дата и индекс регистрации поступления ....................................
Краткое содержание (с учетом характера вопросов)..........................

Отв. исполнитель или фамилия ведущего прием ..............................
(подразделение или
должностное лицо)
Резолюция...............................;.................................

Срок исполнения...........................................................
Роспись и дата получения документа на исполнение..........................

ХОД ИСПОЛНЕНИЯ


Дата Исполнитель - кому Отметка о промежуточном Контрольные
передано или кому ответе: дата, индекс, отметки
сделано напоминание содержание или краткое
объяснение при напоминании
















Дата и индекс окончательного ответа
__________________________________________________________________________
Адресат...................................................................
(кем, когда и кому направлен ответ)
Результаты рассмотрения и краткое содержание ответа.......................

С контроля снял .................................. Подпись
(фамилия руководителя и дата)

Фонд
Опись
Том листы Дело



Форма № 8
к п.п. 4.4
АДМИНИСТРАЦИЯ Г. ПЕНЗЫ
ПРИЕМНАЯ ГРАЖДАН

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Автор -.....................................,..............................
(ф.,и.,о., место жительства и работы, инвалид,
участник ВОВ и т.д.)
__________________________________________________________________________
Предыдущие обращения от.......... N.........., от........... N............
Вид документа ....................................... на............ лист.
(предложение, заявление, жалоба, форма обращения)
Корреспондент ............................................................
(название организации, дата и индекс сопровод.
письма, срок ответа)
__________________________________________________________________________
Дата и индекс регистрации поступления ....................................
Краткое содержание (с учетом характера вопросов)..........................

Отв. исполнитель или фамилия ведущего прием ..............................
(подразделение или
должностное лицо)
Резолюция.................................................................

Срок исполнения...........................................................
Роспись и дата получения документа на исполнение..........................

ХОД ИСПОЛНЕНИЯ


Дата Исполнитель - кому Отметка о промежуточном Контрольные
передано или кому ответе: дата, индекс, отметки
сделано напоминание содержание или краткое
объяснение при напоминании
















Дата и индекс окончательного ответа
__________________________________________________________________________
Адресат...................................................................
(кем, когда и кому направлен ответ)
Результаты рассмотрения и краткое содержание ответа.......................

С контроля снял .................................. Подпись
(фамилия руководителя и дата)

Дело Том



Форма № 12
к п.п. 4.16

__________________________________________
Герб (руководителю управления, отдела,
города __________________________________________
Пензы администрации, организации)

Товарищу _________________________________
Вам направляется на рассмотрение письмо
АДМИНИСТРАЦИЯ г. ПЕНЗЫ гражданина(ки)
440025, г. Пенза, __________________________________________
пл. Маршала Жукова, 4
тел. 68-65-53

от Проживающего(щей) ________________________
№ ____________ ____________ __________________________________________

поступившее
по вопросу

О результатах рассмотрения просьба сообщить заявителю и администрации не
позднее
__________________________________________________ с возвращением переписки

Приложение: на листах.

Зав. приемной граждан


------------------------------------------------------------------