По датам

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

ПРИКАЗ
от 11 декабря 2013 г. № 69

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И ОБ АРХИВЕ
АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

В целях дальнейшего совершенствования работы по делопроизводству, обеспечения хранения, учета, научного и практического использования документов, их экспертизы, комплектования ими архива администрации района, приказываю:
1. Утвердить состав постоянно действующей экспертной комиссии администрации Железнодорожного района города Пензы (приложение № 1).
2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Железнодорожного района города Пензы (приложение № 2).
3. Приказ Главы администрации Железнодорожного района города Пензы от 28.09.2009 г. № 282 "О постоянно действующей экспертной комиссии и архиве администрации района" считать утратившим силу.
4. Утвердить Положение об архиве администрации Железнодорожного района города Пензы (приложение № 3).
5. Назначить ответственным за работу архива администрации Железнодорожного района города Пензы Слипченко Т.И., главного специалиста отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
6. Назначить начальников отделов и самостоятельных специалистов администрации района ответственными за комплектование текущего архива в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя главы администрации района Пилясова А.В. и начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения Мараеву О.А.

Глава администрации района
В.Б.БИЗИКОВ

Приложение № 1

Утвержден
приказом
главы администрации
Железнодорожного района
города Пензы
от 11 декабря 2013 г. № 69

СОСТАВ
ЭКСПЕРТНОЙ АРХИВНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО
РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

Председатель:
Пилясов А.В.
-
заместитель главы администрации Железнодорожного района города Пензы;
Секретарь комиссии:
Слипченко Т.Н.
-
главный специалист отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения администрации Железнодорожного района города Пензы;
Члены комиссии:
Мараева О.А.
-
начальник отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения администрации Железнодорожного района города Пензы;
Федяшкина О.И.
-
начальник отдела финансов, учета и отчетности администрации Железнодорожного района города Пензы, главный бухгалтер.

Приложение № 2

Утверждено
приказом
главы администрации
Железнодорожного района
города Пензы
от 11 декабря 2013 г. № 69

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее по тексту - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов, образующихся в процессе деятельности администрации Железнодорожного района города Пензы, в Государственный архив Пензенской области.
1.2. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", нормативно-методическими документами Государственного архива Пензенской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением и приказами главы администрации Железнодорожного района города Пензы.
1.3. ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя.
Персональный состав ЭК назначается приказом главы администрации Железнодорожного района города Пензы из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений администрации Железнодорожного района города Пензы.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители Государственного архива Пензенской области.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Основными задачами ЭК являются:
2.1. Проведение экспертизы ценности документов в процессе делопроизводства, при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению.
Организация отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел.
3.3. Рассматривает и представляет:
на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления культуры и архива Пензенской области, а затем на утверждение руководства администрации Железнодорожного района города Пензы:
- описи дел постоянного хранения;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК);
на согласование ЭПК Управления культуры и архива Пензенской области, а затем на утверждение руководства администрации Железнодорожного района города Пензы:
- сводную номенклатуру дел администрации Железнодорожного района города Пензы,
- описи дел по личному составу,
- акты об утрате или о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
на рассмотрение ЭПК Управления культуры и архива Пензенской области:
- предложения об изменении и определении сроков хранения документов;
на утверждение руководства администрации Железнодорожного района города Пензы:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК),
- акты об утрате или о неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.4. Совместно с отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения и отделом по взаимодействию с органами территориального общественного самоуправления проводит для сотрудников консультации и обучение по организации работы с документами.

4. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры дел, формированию дел делопроизводства, проведению экспертизы ценности документов, розыску недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочению и оформлению документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений и самостоятельных специалистов письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений и самостоятельных специалистов о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей Государственного архива Пензенской области и сторонних организаций.
4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать главу администрации Железнодорожного района города Пензы по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять администрацию Железнодорожного района в архивных органах.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

5.1. ЭК администрации Железнодорожного района города Пензы работает в тесном контакте со специалистами Государственного архива Пензенской области, получает от них организационно-методические указания.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.
5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и руководитель администрации Железнодорожного района города Пензы (в необходимых случаях по согласованию с экспертами Государственного архива Пензенской области).
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение № 3

Утверждено
приказом
главы администрации
Железнодорожного района
города Пензы
от 11 декабря 2013 г. № 69

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА
ГОРОДА ПЕНЗЫ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации Железнодорожного района города Пензы, имеющие историческое, культурное, научное, экономическое, политическое и практическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пензенской области, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Пензенской области.
1.2. В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документов до сдачи их в государственный архив в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ в администрации Железнодорожного района города Пензы создается архив.
1.3. В своей работе архив администрации Железнодорожного района города Пензы руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, приказами и указаниями вышестоящей организации, приказами главы администрации района, методическими документами Государственного архива Пензенской области и настоящим Положением.
1.4. Архив администрации Железнодорожного района города Пензы входит в состав отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Ответственный за работу архива назначается главой администрации района.
1.5. Круг обязанностей ответственного за работу архива определяется должностной инструкцией, утвержденной главой администрации района.
1.6. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов в Государственный архив Пензенской области, производятся силами и за счет администрации района.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Пензенской области должностные лица администрации района несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности администрации района.
2.2. Описи, исторические справки, сборники приказов главы администрации района, протоколы заседаний коллегии администрации района, документы дел постоянного хранения отделов администрации района,

3. ЗАДАЧИ АРХИВА

Основными задачами архива являются:
3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве.
3.3. Подготовка и своевременная передача документов постоянного срока хранения в Государственный архив Пензенской области.
3.4. Осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве администрации района.

4. ФУНКЦИИ АРХИВА

4.1. Принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
4.2. Контролирует правильность оформления дел в структурных подразделениях администрации района, принимает участие в составлении номенклатуры дел.
4.3. Организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве.
4.4. Передает документы в Государственный архив Пензенской области в установленные сроки.
4.5. Организует использование документов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документам как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам.

5. ПРАВА АРХИВА

Для выполнения указанных выше функций архиву предоставляется право:
5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации района.
5.2. Запрашивать от структурных подразделений администрации района сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.3. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в администрации района и Государственном архиве Пензенской области.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА АРХИВ

5.1. Начальник делопроизводства и хозяйственного обеспечения несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

------------------------------------------------------------------